En bref
Menu Notes de frais : ouvrez une note à valider, acceptez ou refusez chaque dépense, puis indiquez la Date de paiement et cliquez sur Valider le paiement. Une note incomplÚte se renvoie au collaborateur avec un motif.
Se repérer
Les notes sont rangées en trois blocs : à valider, payées et refusées. Pour chaque note : le collaborateur, le Total, le Total dépenses entreprise (payé avec la carte ou la caisse de l'entreprise) et le Total remboursable (avancé par le collaborateur). Filtrez par Collaborateurs ou changez d'année avec les flÚches.
ContrÎler une dépense
Cliquez sur une note du bloc Ă valider.
à gauche, ses dépenses ; à droite, le détail : Source de paiement, Date de la dépense, Type de dépense, Invitation / Cadeau, Chantier associé, Montant TTC et TVA.
Le Justificatif (photo ou PDF du ticket) est en bas : cliquez dessus pour l'ouvrir en grand.
Une erreur ? Modifier : corrigez le champ (ex. le chantier), puis Enregistrer.
Accepter ou refuser
Chaque dĂ©pense doit ĂȘtre acceptĂ©e ou refusĂ©e avant le paiement : boutons Accepter / Refuser du dĂ©tail. Une dĂ©pense refusĂ©e sort du montant Ă rembourser. Tout est juste ? Accepter toutes les dĂ©penses (en haut Ă droite) les accepte en un clic ; Refuser toutes fait l'inverse.
Renvoyer la note au collaborateur
Un ticket manque, un chantier est faux ? Renvoyer au collaborateur (en bas), écrivez le Motif du renvoi, puis Renvoyer. La note passe dans les refusées ; le collaborateur reçoit un e-mail, voit le motif dans l'application, corrige et la soumet à nouveau.
Valider le paiement
Une fois toutes les dĂ©penses traitĂ©es, le bas de la fenĂȘtre affiche le Montant Ă rembourser.
Choisissez la Date de paiement (obligatoire) et, si besoin, un Commentaire de paiement : le collaborateur le verra.
Cliquez sur Valider le paiement de ⊠CHF.
La note passe dans les payĂ©es, avec son PDF Ă tĂ©lĂ©charger (icĂŽne Ă droite de la ligne) pour la comptabilitĂ©. Le paiement lui-mĂȘme (virement, salaire) se fait hors d'EVA IT.
đĄ Bon Ă savoir
Une note payée ne se rouvre pas : en cas d'erreur, écrivez à [email protected]. Les dépenses des notes de frais comptent dans le consommé de leur chantier.
Qui peut valider ?
Le menu Notes de frais est visible pour les collaborateurs de type Administration dont la position active AccĂšs aux Notes de frais (fiche du collaborateur âș Positions), et pour le type ComptabilitĂ©. Voir Que peut voir et faire chaque type de collaborateur ?.
ParamĂštres âș Ressources humaines âș Notes de frais : les Collaborateurs responsables reçoivent un e-mail Ă chaque note soumise. Sans responsable, aucun e-mail n'est envoyĂ©.
Suivre les dépenses
Onglet Statistiques (droit AccÚs aux statistiques) : notes validées et à valider, consommation par mois, par collaborateur, par type de dépense et par chantier, invitations et cadeaux clients.
