Les notes de frais en une phrase
Vos collaborateurs photographient leurs tickets sur le natel, le bureau contrôle, accepte et rembourse : plus de tickets perdus, chaque dépense rattachée à son chantier.
Le tutoriel vidéo (bureau)
Pour vos collaborateurs : ▶ le tuto Notes de frais sur le natel (2 min 30).
Ce que les notes de frais font pour vous
🧾 Toutes les notes au même endroit
À valider, payées, refusées : par collaborateur et par année.
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✅ Accepter ou refuser en un clic
Dépense par dépense, ou toutes d'un coup.
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↩️ Renvoyer avec un motif
Le collaborateur corrige sur son natel et renvoie.
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💳 Rembourser et archiver
Date de paiement, commentaire, PDF pour la comptabilité.
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🖊️ Saisir pour un collaborateur
Les tickets papier remis au bureau.
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📸 Une photo du ticket suffit
Montant, date et TVA lus automatiquement sur le natel.
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✨ En une phrase avec l'assistant IA
« Ajoute ce ticket à ma note de novembre ».
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📊 Suivre les dépenses
Par mois, collaborateur, type et chantier ; invitations clients à part.
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Par où commencer ?
Administration et comptabilité
Traiter les notes reçues, du contrôle au paiement.
Admin
Donner l'accès aux notes de frais et choisir qui reçoit les e-mails.
Collaborateurs sur le terrain
Photographier un ticket et envoyer la note du mois.
Questions fréquentes
Où voir les notes de frais envoyées par les collaborateurs ?
Où voir les notes de frais envoyées par les collaborateurs ?
Menu Notes de frais, bloc à valider. Le menu est visible pour l'administration avec Accès aux Notes de frais et pour la comptabilité.
Comment être averti quand une note est soumise ?
Comment être averti quand une note est soumise ?
Paramètres › Ressources humaines › Notes de frais : choisissez les Collaborateurs responsables. Eux seuls reçoivent l'e-mail.
Peut-on saisir une note de frais depuis l'ordinateur ?
Peut-on saisir une note de frais depuis l'ordinateur ?
Oui : menu Notes de frais › Note de frais, choisissez le collaborateur. La note est directement à valider.
Comment annuler une note de frais ?
Comment annuler une note de frais ?
Seul le collaborateur l'abandonne, avec la corbeille dans l'application, quand elle est en brouillon ou rejetée. Le bureau, lui, la renvoie au collaborateur avec un motif.
Une note payée contient une erreur ?
Une note payée contient une erreur ?
Elle ne se rouvre pas : écrivez à [email protected].
Comment saisir des frais kilométriques ?
Comment saisir des frais kilométriques ?
Type de dépense Frais kilométriques avec le montant calculé : il n'y a pas de barème automatique. Une dépense par déplacement, ou un récapitulatif mensuel joint en justificatif.
Peut-on valider toutes les dépenses d'un coup ?
Peut-on valider toutes les dépenses d'un coup ?
Oui : Accepter toutes les dépenses, en haut à droite de la note.
Le collaborateur ne voit pas sa note refusée ?
Le collaborateur ne voit pas sa note refusée ?
Elle est dans Notes de frais, onglet En cours, au statut Rejetée, avec le motif du bureau. Il corrige puis touche Soumettre.
Une note n'apparaît pas dans la liste ?
Une note n'apparaît pas dans la liste ?
Vérifiez l'année (flèches à côté de l'année) et le filtre Collaborateurs.
Les notes de frais sont-elles liées au banking ?
Les notes de frais sont-elles liées au banking ?
Pas encore : dans le Banking, ignorez la ligne avec un commentaire.
Les notes de frais comptent-elles dans le résultat du chantier ?
Les notes de frais comptent-elles dans le résultat du chantier ?
Oui : chaque dépense est rattachée à un chantier et compte dans son consommé.
Une question ?
Écrivez-nous dans le chat, ou à [email protected].