Sur EVA IT, vous retrouvez deux typologies de chantiers que vous pouvez créer. La première est certainement celle que vous utiliserez le plus : il s'agit des chantiers classiques avec une date de début et une date de fin. La seconde est la typologie des chantiers renouvelables : il s'agit de chantiers que vous savez récurrents. Ils seront alors créés automatiquement chaque année.
Il n'est pas possible de créer un chantier renouvelable directement depuis l'onglet dédié. La démarche consiste à créer votre chantier classique et à le lier à un chantier renouvelable (nouveau ou existant).
Comment créer un chantier ?
Tout d'abord, rendez-vous sur la page dédiée aux chantiers et cliquez sur + Nouveau Chantier. Vous arriverez sur un formulaire à remplir. Le seul élément obligatoire à renseigner est le nom du chantier.
Identifiant du chantier : numéro attribué au chantier. S’il n'est pas renseigné, un numéro est attribué automatiquement.
Couleur du chantier : choisissez une couleur pour votre chantier afin de le repérer facilement dans les activités du planning.
Nom du chantier : le nom que vous souhaitez donner à votre chantier. Il pourra (si vous le souhaitez) figurer sur vos offres ou vos factures.
Date de début et date de fin : durée prévisionnelle envisagée pour ce chantier. Elle pourra être modifiée à tout moment.
Adresse : adresse où se trouve le chantier. Une recherche d'adresse automatique est mise en place. Si l'adresse n'est pas trouvée, cochez Modifier Manuellement et entrez l'adresse via les champs qui apparaissent à l'écran.
Description : facultative, elle permet de se rappeler d'informations importantes et de les partager, notamment lors d'un travail en équipe.
Responsable du chantier : attribuez la gestion de ce chantier à vous-même ou à un collaborateur.
Contact interne : interlocuteur de votre société désigné pour communiquer avec le client. À renseigner si cette personne diffère du responsable du chantier.
Contact externe : interlocuteur côté client à contacter pour ce chantier.
Coût moyen MO CHF/h : coût moyen estimé de votre main-d'œuvre pour ce chantier.
Objectif de marge de MO : la marge que vous souhaitez appliquer sur cette main-d'œuvre. En renseignant ces deux objectifs et en tenant compte des offres associées au chantier, EVA calcule automatiquement vos objectifs financiers à ne pas dépasser.
Autoriser l'imputation d'heures sur le chantier : si votre formule le permet, vos collaborateurs pourront ou non imputer des heures de travail sur le chantier.
Autoriser les interventions sur le chantier : si votre formule le permet, vous pouvez affecter des interventions et des dépannages à ce chantier (utile pour centraliser les informations et suivre le coût réel de ce chantier).
Lier à un chantier renouvelable : automatise la récurrence de ce chantier chaque année.
Tour d'horizon des différents onglets de votre chantier
Tableau de bord
Résumé simplifié permettant de consulter quelques données statistiques essentielles.Consommation Main-d'œuvre
Données statistiques sur votre main-d'œuvre consommée et disponible.Facturation client
Tableau récapitulant la facturation client selon vos offres.PV/PR
Ce tableau vous permet de savoir précisément si vos objectifs de marge sont remplis.Analytiques
Graphiques vous permettant de suivre les dépenses engagées pour ce chantier (main-d'œuvre et matériel).Temps de travail
Suivez les coûts de travail de vos collaborateurs, au total ou par semaine.Pièces jointes
Cet espace vous permet d'insérer tous les documents que vous souhaitez conserver pour ce chantier (plans d'exécution, photos, etc.). Par défaut, tous les PDF de vos offres sont enregistrés dans cet onglet.Offres
Toutes les offres liées à ce chantier apparaissent ici, et vous pouvez les facturer directement.Bons de commandes
Tous vos bons de commande sont stockés ici. Suivez facilement si vos commandes sont livrées, facturées et payées.Factures
Retrouvez toutes vos factures liées à ce chantier. Ainsi, suivez facilement vos dépenses.Données
Consultez toutes les informations renseignées lors de la création du chantier.Audit
Suivez qui est l'auteur des actions importantes enregistrées sur ce chantier.
Comment facturer mon chantier ?
Rendez-vous dans l'onglet Facturation client et choisissez l'offre à facturer : facturez-la totalement ou partiellement via un acompte, par exemple.
Comment ajouter un bon de commande à mon chantier ?
En passant par le menu de gauche, rendez-vous dans la page Bons de commande, où vous avez l'ensemble de vos bons de commande multi-chantier. Cliquez sur + Créer un bon de commande (2ᵉ onglet de la page) et renseignez le chantier concerné.
Comment se déroule la gestion d'un bon de commande ?
Rendez-vous dans la page de vos chantiers et sélectionnez le chantier auquel est liée la facture d'achat en question. Cliquez ensuite sur l'onglet Bons de commande et sélectionnez celui qui est concerné.
Votre écran se divise alors en 4 sections :
Données générales du bon : informations renseignées lors de la création du bon.
Confirmation commande fournisseur : lorsque votre fournisseur confirme votre commande, intégrez ici cette confirmation.
⚠️ Attention : pour enregistrer une ou plusieurs factures à ce bon de commande, il est obligatoire de renseigner cette confirmation et notamment les champs suivants :Numéro de confirmation
Montant HT
Pièce jointe
Réception(s) de la commande : renseignez cet encart lorsque votre commande est livrée totalement ou partiellement.
Factures : cliquez sur Ajouter une facture et renseignez les informations demandées. Une fois terminé, cliquez sur Ajouter la facture en comptabilité. Vous voulez indiquer que la facture d'achat est payée ? Rendez-vous sur la page dédiée à toutes vos factures d'achat et cochez la case Payée de la facture concernée.
Comment associer une offre à mon chantier ?
Rendez-vous dans la page dédiée à vos offres, puis sélectionnez l'offre à rattacher à votre chantier (cliquez sur la ligne correspondante). Vous arrivez sur l'édition de votre offre, où vous pourrez renseigner le chantier auquel la rattacher.
Comment ajouter des factures d'achats à mon chantier ?
Pour ajouter une facture d'achat à votre chantier, rendez-vous dans la page dédiée à vos factures d'achat. Vous pourrez alors accéder à la fonction + Ajouter une facture où il vous sera demandé de renseigner le chantier auquel la rattacher.