En bref
Les workflows découpent les trois statuts d'une offre (En cours, Acceptée, Abandonnée) en vos propres étapes : visite technique, offre envoyée, commande matériel… Chaque offre affiche son étape et depuis combien de jours elle y est. Un délai d'alerte fait passer en rouge les offres qui attendent trop : vous savez qui relancer.

Activer les workflows

Dans le module Offres, cliquez sur la roue dentée Paramètres, en haut à droite.
Dans la colonne de gauche, section Comportement, cliquez sur Workflows.
Activez l'interrupteur Activer les workflows : une carte par statut apparaît, avec ses étapes.
Cliquez sur Sauvegarder.

Les workflows sont désactivés par défaut. Seul un administrateur de l'entreprise peut les activer et modifier les étapes.

Créer vos étapes

Les trois statuts ne changent pas. Dans la carte de chaque statut, vous créez vos étapes :

Ajouter une étape, puis son nom (60 caractères au plus).
Couleur : gris, bleu, violet, rose, turquoise, orange, vert, rouge…
Alerte : un nombre de jours. Au-delà, l'offre passe en rouge. Laissez vide pour aucune alerte (pas d'alerte sur le statut Abandonnée).
La poignée = à gauche permet de glisser l'étape à sa place. La corbeille la supprime (un statut garde au moins une étape).

Terminez par Sauvegarder. Une offre sans étape, ou dont l'étape a été supprimée, apparaît dans la première étape de son statut. Une nouvelle offre démarre aussi dans la première étape de En cours.

Exemples par métier

Pour démarrer vite, voici des étapes types à reprendre et à adapter :

Chauffage / pompes à chaleur

En cours : Visite technique · Offre envoyée (alerte 10 j) · Négociation (alerte 7 j)
Acceptée : Commande matériel (alerte 5 j) · Installation · Mise en service
Abandonnée : Perdue sur le prix · Sans suite

Menuiserie / fenêtres

En cours : Prise de mesures · Offre envoyée (alerte 10 j)
Acceptée : Commande confirmée · En fabrication · Posé
Abandonnée : Perdue · Reportée par le client

Entreprise générale / soumissions

En cours : Soumission en préparation · Rendue (alerte 21 j) · Négociation
Acceptée : Adjugée · Travaux en cours · Réception
Abandonnée : Non adjugée · Retirée

La colonne Étape dans la liste

Une fois les workflows actifs, la liste des offres affiche une colonne Étape à la place de Statut : une pastille de couleur pour le statut, puis le nom de l'étape. Survolez l'étape pour voir depuis combien de jours l'offre y est. Le statut Brouillon s'appelle désormais En cours.

Le kanban par étapes

Passez en vue kanban (icône à droite de HT / TTC) : une colonne par étape, regroupées par statut. Chaque carte indique Dans l'étape depuis….

Glissez une carte dans une autre colonne pour changer son étape.
Glissez-la dans une étape d'un autre statut (par exemple Commande matériel) : l'offre passe aussi en Acceptée, toute seule.
Le bouton Responsables regroupe les offres par personne, avec l'étape sur chaque carte. Glisser une carte d'une colonne à l'autre change alors le responsable de l'offre.
Les colonnes suivent le filtre de statut de la liste (par défaut En cours et Acceptée).

Le délai d'alerte

Quand une offre reste dans une étape plus longtemps que son délai d'alerte, Dans l'étape depuis… passe en rouge sur la carte du kanban, et la carte Suivi de l'offre affiche Délai d'alerte de N jours dépassé. C'est le moment de relancer le client.

Le suivi dans l'offre

Dans l'offre, l'étape s'affiche à côté du titre, en haut. Sous Informations, la carte Suivi montre le parcours du statut en cours : étapes passées cochées, étape actuelle et depuis quand.

Cliquez sur une étape pour y placer l'offre.
Cliquez sur depuis … sous l'étape actuelle pour corriger la date d'entrée (Dans l'étape depuis le) : utile si l'offre a été envoyée avant d'être enregistrée. Une date dans le futur n'est pas possible. Le compteur de jours et l'alerte se recalculent.

Chaque changement d'étape est enregistré dans l'Historique de l'offre.

💡 Bon à savoir
Une offre ne peut pas passer en Abandonnée tant qu'une de ses factures est En attente de paiement. Les modèles d'offre n'ont pas d'étape.

Questions fréquentes

Je ne vois pas la section Workflows dans les paramètres ?

Elle est réservée aux administrateurs de l'entreprise. Demandez à un administrateur de l'activer.

J'ai activé les workflows, mais un collègue ne voit pas la colonne Étape ?

Demandez-lui de recharger la page. Si rien ne change, qu'il se déconnecte puis se reconnecte.

Que deviennent mes offres existantes ?

Elles sont rangées dans la première étape de leur statut. Glissez-les ensuite dans la bonne colonne du kanban.

Je supprime une étape : que deviennent ses offres ?

Elles passent dans la première étape du même statut.

Puis-je désactiver les workflows ?

Oui : Paramètres › Workflows, désactivez l'interrupteur puis Sauvegarder. Vos étapes sont conservées pour une prochaine activation.

Suivre vos offres avec la page Statistiques

Une question ?
Écrivez-nous dans le chat ou à [email protected].

Comment suivre vos offres par étapes avec les workflows ?