Le Scan Emails récupère automatiquement les factures et bons reçus par email et les range dans EVA IT, prêts à être traités. La configuration prend quelques minutes.
Le module n'apparaît pas dans votre menu ? Écrivez-nous à [email protected] pour l'activer.
Avant de commencer
Utilisez une boîte dédiée aux factures (par exemple [email protected]). Évitez votre boîte personnelle.
Videz la boîte de réception au préalable. À la première connexion, EVA IT importe tous les emails présents dans la boîte de réception (Microsoft 365) ou ceux des 7 derniers jours (IMAP). Rangez-les avant, sinon vous devrez les ignorer un par un dans EVA IT.
Les emails sont déplacés dans votre messagerie. Une fois importés, ils quittent la boîte de réception et sont rangés dans des dossiers créés par EVA IT : « À traiter dans EVA », puis « Traités dans EVA » ou « Ignorés dans EVA ».
Pour ouvrir la configuration : module Scan Emails > icône Réglages (roue dentée en haut à droite).
Option 1 : votre messagerie est chez Microsoft 365 (Outlook)
Dans Compte, cliquez sur Office 365.
Connectez-vous dans la fenêtre Microsoft avec le compte de la boîte à suivre, ou avec un compte qui a accès à cette boîte (par exemple un administrateur).
Acceptez les autorisations demandées par EVA IT.
Microsoft affiche « Approbation de l'administrateur requise » ? Votre entreprise bloque les applications externes. Seul l'administrateur de votre Microsoft 365 (souvent votre prestataire informatique) peut autoriser EVA IT. Transmettez-lui cette page.
Choisir les boîtes à suivre
Rien n'est importé tant que vous n'avez pas choisi de boîte. Après la connexion :
Ouvrez Emails visés.
Cochez Suivre pour la boîte qui reçoit vos factures.
Laissez Ne pas suivre pour toutes les autres, en particulier votre boîte personnelle.
Cliquez sur Sauvegarder.
La boîte n'apparaît pas dans la liste ? Saisissez-la dans Ajouter un email. Si elle est refusée, le compte connecté n'a pas accès à cette boîte : demandez à votre administrateur Microsoft de vous donner l'accès complet.
Option 2 : autre messagerie (IMAP)
Pour les messageries Infomaniak, Bluewin, Gmail ou celles de votre hébergeur.
Dans Compte, cliquez sur IMAP.
Choisissez votre fournisseur. Les réglages du serveur se remplissent seuls. Sinon, choisissez Autre et saisissez le serveur IMAP et le port donnés par votre hébergeur (en général port 993, SSL coché).
Saisissez l'adresse email (Login) et son mot de passe.
Cliquez sur Tester la connexion. Quand « Connexion OK » s'affiche, cliquez sur Connecter.
Attention : en IMAP, la boîte est suivie dès que vous cliquez sur Connecter. L'import démarre dans la minute qui suit.
Gmail : utilisez un « mot de passe d'application » créé dans votre compte Google, et non votre mot de passe habituel.
Microsoft 365 : la connexion IMAP n'est pas acceptée par Microsoft. Utilisez l'option 1.
Traiter vos emails
EVA IT vérifie la boîte chaque minute. Les nouveaux emails arrivent dans l'onglet À traiter du module Scan Emails. Seules les pièces jointes PDF sont proposées au traitement.
Des emails manquent ?
Dans Emails visés, rubrique Récupérer des emails manquants, choisissez une date puis cliquez sur Récupérer. EVA IT ira chercher les emails reçus depuis cette date lors de la prochaine vérification.
Pour changer de compte, cliquez sur Se déconnecter dans Compte, puis recommencez la configuration.